Mitarbeiter tragen ihre Zeiten nicht ein: was dahintersteckt
Es liegt selten an Faulheit. In den meisten Betrieben steckt einer von vier Gründen dahinter, und drei davon lassen sich abstellen, ohne jemanden zu ermahnen.
Ratgeber Zeiterfassung
Arbeitszeiten festzuhalten ist in den meisten Betrieben Alltag – nur steht in kaum einem Text, wie das konkret aussieht, wenn niemand eine Personalabteilung hat. Hier beantworten wir die Fragen, die uns gestellt werden: wie ein Stundenzettel aufgebaut ist, wie man Stunden rechnet, wie eine Einführung abläuft und worauf es bei der Auswahl einer Software ankommt.
KI-generiert
Probleme lösen
Was im Alltag schiefgeht, woran es liegt und was sich dagegen tun lässt.
Stundenzettel einsammeln, ohne hinterherzutelefonieren
Erfasst wird durchaus – es kommt nur nicht an. Warum das Einsammeln der eigentliche Aufwand ist, was ein Foto per WhatsApp im Büro auslöst und wie sich der Weg zwischen Stunde und Auswertung verkürzen lässt.
Vergessen auszustempeln: wie man es korrigiert und seltener macht
Der häufigste Fehler bei Kommen-Gehen-Buchungen, und er passiert jedem. Wie man den Tag korrigiert, ohne zu raten – und welche drei Gewohnheiten die Zahl der Fälle deutlich senken.
Stunden an die Lohnbuchhaltung übergeben, ohne abzutippen
Der Monatsabschluss scheitert selten am Erfassen und fast immer an der Übergabe. Welche Zahlen die Buchhaltung wirklich braucht, warum Uhrzeiten dabei im Weg stehen und wie man den Übertrag auf einen Export reduziert.
Kommen-Gehen-Buchung: was damit gemeint ist
Erfasst wird nicht, wie lange gearbeitet wurde, sondern wann es anfing und wann es aufhörte – die Dauer rechnet das System aus. Was das für den Alltag bedeutet und wo die Grenzen der Methode liegen.
Projektzeit und Anwesenheitszeit: zwei verschiedene Zahlen
Zwei Zahlen, die im Alltag ständig verwechselt werden – und die fast nie gleich sind. Woher die Lücke zwischen ihnen kommt, warum sie kein Fehler ist und welche der beiden man wofür braucht.
Arbeitszeitkonto: Saldo, Plus- und Minusstunden
Ein Zeitkonto stellt geleistete gegen vereinbarte Arbeitszeit; die Differenz ist der Saldo. Wie er entsteht, woher Minusstunden kommen, was Kappungsgrenze und Ausgleichszeitraum bewirken – und was die Begriffe drumherum bedeuten.
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Praxis & Vorlagen
Vorlagen, Rechenwege und Anleitungen für die tägliche Arbeit mit Arbeitszeiten.
Stundenrapport: Aufbau, Felder und der Weg ins Büro
In Österreich und der Schweiz heißt der Beleg über die geleisteten Stunden Stundenrapport. Welche Felder üblich sind, warum die Auftragsspalte über seine Brauchbarkeit entscheidet und wie er von der Baustelle ins Büro kommt.
Vertrauensarbeitszeit: erfassen, ohne zu kontrollieren
Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung schließen sich nicht aus – sie beantworten verschiedene Fragen. Wie Selbstaufschreibung läuft, was in die Absprache gehört und was man auf die drei üblichen Einwände im Team antwortet.
Stundenzettel-Vorlage zum Herunterladen – Excel und PDF
Eine Vorlage, die rechnet: Beginn, Ende und Pause eintragen, Arbeitszeit und Dezimalstunden stehen automatisch da. Als Excel-Datei und als PDF zum Ausdrucken – kostenlos und ohne Anmeldung.
Arbeitszeitnachweis: Vorlage, Spalten und Ablage
Ein Nachweis ist eine Stundenliste, die für sich allein verständlich ist: zuordenbar, lückenlos, greifbar. Welche Spalten das leisten, wer gegenzeichnet und wie die Ablage aussieht, in der man das Blatt später wiederfindet.
Zeiterfassung in Excel: Anleitung, Formeln – und wo die Grenze liegt
Die Formeln, an denen Zeitberechnungen in Excel scheitern: Schichten über Mitternacht, Summen über 24 Stunden, Pausen in Minuten. Mit fertiger Tabelle und einer ehrlichen Grenze.
Überstunden berechnen: Saldo, Stundensatz, Dezimalstunden
Zwei Rechnungen, ein Ergebnis: der Saldo aus geleisteter und geschuldeter Zeit, und der Stundensatz aus dem Monatsgehalt. Mit durchgerechnetem Beispiel, der Teilzeit-Falle und einer Tabelle für Dezimalstunden.
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Auswahl & Vergleich
Wie sich Anbieter unterscheiden, was sie wirklich kosten und wie die Einführung gelingt.
Zeiterfassungssoftware im Vergleich: die Kriterien, die wirklich zählen
Funktionslisten sehen bei allen Anbietern gleich aus. Unterschieden wird an anderer Stelle: Preismodell, Erfassungsarten, Export, Rechte, Hosting. Ein Kriterienkatalog statt einer Anbietertabelle – und warum wir keine veröffentlichen.
Was Zeiterfassungssoftware wirklich kostet: pro Nutzer oder pauschal
Der Listenpreis pro Nutzer ist selten der ganze Preis. Welche Posten dazukommen, wie sich Pro-Nutzer- und Pauschalmodelle über drei Jahre unterscheiden und welche Vertragsklauseln teuer werden.
Kostenlose Zeiterfassung: was die Gratis-Tools tatsächlich kosten
Kostenlos ist ein Geschäftsmodell, kein Verzicht auf Einnahmen. Welche Modelle dahinterstecken, worauf im Kleingedruckten zu achten ist – und für wen ein Gratis-Tool tatsächlich genügt.
Zeiterfassung einführen: ein Leitfaden in fünf Schritten
Die Software ist selten das Problem. Woran Einführungen scheitern, sind ungeklärte Zuständigkeiten und eine Belegschaft, die nicht weiß, warum sie plötzlich erfassen soll. Fünf Schritte in der Reihenfolge, in der sie tragen.
Zeiterfassung für kleine Teams: worauf es bei 2 bis 20 Personen ankommt
In einem kleinen Betrieb gibt es keine Personalabteilung, die ein System betreut – es muss ohne Anleitung funktionieren. Welche Anforderungen dadurch nach vorn rücken und welche man getrost streichen kann.