Zeiterfassung für Pflegedienste – Fahrt und Einsatz getrennt
Ein Pflegetag besteht nicht aus einem Block, sondern aus vielen kurzen Einsätzen mit Fahrten dazwischen. neunzeit erfasst sie einzeln, unterwegs am Telefon, und wertet sie je Klient, Tour oder Mitarbeiterin aus. 5 € im Monat, die ersten 30 Tage kostenlos.
Eine Tour einen Tag lang mitschreiben – 30 Tage kostenlos.
30 Tage kostenlos testenWarum ein Block pro Tag hier nicht funktioniert
Ein einziger Eintrag von 06:00 bis 14:00 mit „drei Stunden Pause" ergibt die richtige Summe und sagt sonst nichts. Er zeigt nicht, wann gearbeitet wurde, wie lang die Einsätze waren und wie viel Zeit zwischen ihnen lag.
Genau diese Aufteilung ist aber die Frage, die im Pflegedienst gestellt wird – von der Tourenplanung, von der Nachkalkulation, und von der Mitarbeiterin, die wissen will, warum ihr Tag wieder länger war als geplant. Deshalb wird hier je Einsatz erfasst: eine Zeile mit Beginn, Ende und einer Zuordnung. Die Tagessumme bildet neunzeit daraus selbst.
Der zweite Grund ist praktischer Natur: Eine laufende Kommen-Gehen-Buchung über acht Stunden mit ständigen Unterbrechungen bleibt regelmäßig offen. Woran das liegt und was dann hilft, steht in Kommen-Gehen-Buchung.
Fahrzeit und Einsatzzeit auseinanderhalten
Indem die Fahrt ein eigenes Projekt bekommt und die Einsätze den jeweiligen Klienten oder Touren zugeordnet werden. Ohne diese Trennung landet die Fahrzeit auf dem nächstbesten Einsatz – und der sieht dann länger aus, als er war.
Das ist derselbe Mechanismus, der jede Nachkalkulation kippt: Zeit, die keinen eigenen Platz hat, verschwindet nicht, sie verteilt sich. Wer wissen will, wie viel eines Arbeitstages tatsächlich unterwegs vergeht, braucht dafür eine eigene Zeile. Der Zusammenhang im Allgemeinen steht in Projektzeit und Anwesenheitszeit.
| Zeit | Zuordnung | Dauer |
|---|---|---|
| 06:15–06:35 | Fahrt | 0:20 |
| 06:35–07:10 | Klient A | 0:35 |
| 07:10–07:25 | Fahrt | 0:15 |
| 07:25–07:50 | Klient B | 0:25 |
| 07:50–08:05 | Fahrt | 0:15 |
| 08:05–09:00 | Klient C | 0:55 |
Aus denselben Zeilen entstehen zwei Auswertungen: die Summe je Mitarbeiterin für den Monat und die Summe je Klient oder Tour für die Nachkalkulation. Zwei getrennte Erfassungen braucht es dafür nicht.
Erfassen unterwegs
Im Browser des eigenen Telefons, ohne installierte App und ohne Gerät, das jemand mitführen muss. Jede Person meldet sich mit eigenem Zugang an; ein gemeinsames Diensthandy funktioniert genauso.
Ohne Netz geht es nicht. Im Funkloch lässt sich nichts eintragen – die Einsätze werden dann am Ende der Tour oder abends nachgetragen. Für einen Tag mit vielen kurzen Einsätzen ist das ohnehin oft der ruhigere Weg: einmal im Auto sitzen bleiben und sechs Zeilen eintragen, statt sechsmal zwischen Tür und Angel.
Korrigieren kann jede Person ihre eigenen Einträge, ohne dass jemand zustimmen muss. Das ist bei einem Tagesablauf mit vielen kleinen Einträgen keine Nebensache: Wo jede Korrektur freigegeben werden müsste, korrigiert nach zwei Wochen niemand mehr.
Keine Ortung, keine Wegaufzeichnung
neunzeit erfasst keine Standort- oder Geodaten. Es wird nicht aufgezeichnet, wo sich jemand befindet, welche Route gefahren wurde oder wie lange ein Fahrzeug irgendwo stand. Dokumentiert wird ausschließlich, wie lange gearbeitet wurde und wofür.
Das ist eine Entscheidung, keine fehlende Funktion. In einer Branche, in der Menschen den ganzen Tag allein unterwegs sind, ist der Unterschied zwischen „wie lange" und „wo" der ganze Unterschied.
Was neunzeit nicht kann
Es ist keine Pflegesoftware. Keine Tourenplanung, keine Leistungskomplexe, keine Pflegedokumentation, keine Abrechnung mit Kostenträgern, keine Dienstplanung, keine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.
Wer das sucht, sucht ein anderes Produkt – und wir sagen das lieber jetzt als nach dreißig Tagen. neunzeit ist die Zeiterfassung daneben: Es hält fest, wer wann wie lange gearbeitet hat, und gibt das als Auswertung und als Excel- oder PDF-Export heraus. Eine Schnittstelle zu einem Lohn- oder Pflegeprogramm gibt es nicht.
Was das kostet
5 € im Monat, jährlich gezahlt 48 € mit 20 % Rabatt. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, Zahlungsdaten brauchen wir dafür nicht. Es wird nie automatisch abgebucht.
Häufige Fragen
Wie erfasst man acht kurze Einsätze an einem Tag?
Als einzelne Einträge, nicht als einen langen Block. Jeder Einsatz bekommt eine Zeile mit Beginn, Ende und einer Zuordnung; die Tagessumme bildet neunzeit daraus. Eine einzige Buchung von 06:00 bis 14:00 mit „drei Stunden Pause" sagt dagegen nichts darüber, wann tatsächlich gearbeitet wurde.
Lassen sich Fahrzeit und Einsatzzeit trennen?
Ja, indem Sie „Fahrt" als eigenes Projekt anlegen und die Einsätze den jeweiligen Klienten oder Touren zuordnen. Ohne diese Trennung landet die Fahrzeit auf dem nächstbesten Einsatz – und der sieht dann länger aus, als er war.
Funktioniert das Erfassen unterwegs?
Im Browser des eigenen Telefons, ohne installierte App. Ohne Netz geht es nicht; die Einträge lassen sich dann am Ende der Tour oder abends nachtragen. Für einen Tag mit vielen kurzen Einsätzen ist das Nachtragen am Tourende ohnehin oft der ruhigere Weg.
Zeichnet neunzeit auf, wo eine Pflegekraft war?
Nein. Es werden keine Standort- oder Geodaten erfasst und keine Wege nachvollzogen. Erfasst wird, wie lange gearbeitet wurde und wofür – nicht, wo sich jemand aufgehalten hat.
Kann neunzeit die Leistungen für die Abrechnung dokumentieren?
Nein. neunzeit erfasst Zeiten, keine Leistungen: keine Leistungskomplexe, keine Tourenplanung, keine Abrechnung mit Kostenträgern und keine Pflegedokumentation. Wer das braucht, braucht eine Pflegesoftware – neunzeit ist die Zeiterfassung daneben, nicht der Ersatz dafür.