Zeiterfassung für Projekte
Wie viel Zeit steckt tatsächlich in einem Kundenprojekt? Ihre Mitarbeiter tragen ihre Zeiten selbst ein und ordnen sie einem Kunden, einem Projekt und einer Leistung zu – am Rechner, am Smartphone, am Tablet. 5 € im Monat, die ersten 30 Tage kostenlos.
Kunden und Projekte anlegen, Zeiten zuordnen, auswerten.
30 Tage kostenlos testenWas eine Projektzeiterfassung leistet
Sie hält nicht nur fest, wie lange gearbeitet wurde, sondern auch, wofür. Jeder Eintrag bekommt dazu eine Zuordnung zu Kunde, Projekt und Leistung. Aus denselben Einträgen entsteht damit eine zweite Auswertung: nicht je Person, sondern je Vorhaben.
- Zuordnen – jede Zeit zu Kunde, Projekt und Leistung.
- Erfassen – per Stoppuhr, als Zeitraum von–bis oder als reine Dauer.
- Selbst eintragen – jeder Mitarbeiter mit eigenem Zugang, auch nachträglich.
- Auswerten – Summen je Projekt, je Leistung und je Zeitraum.
- Exportieren – jede Auswertung als Datei, für die Ablage oder den Auftraggeber.
Was der Unterschied zwischen der Zeit am Projekt und der Zeit am Arbeitsplatz ist und warum beide Summen fast nie übereinstimmen, steht im Ratgeber: Projektzeit und Anwesenheitszeit – zwei verschiedene Zahlen.
Kunden, Projekte und Leistungen anlegen
Sie legen Ihre Kunden einmal an, darunter die Projekte, darunter die Leistungen. Danach steht diese Struktur bei jeder Erfassung zur Auswahl, und niemand muss sie erneut eintippen. Abgeschlossene Projekte beenden Sie; ihre Zeiten bleiben in der Auswertung erhalten.
Die Leistung ist die feinste der drei Stufen: Sie trennt Tätigkeiten innerhalb desselben Projekts – etwa Entwicklung, Beratung und Abstimmung. In der Auswertung sehen Sie dadurch nicht nur die Summe des Projekts, sondern auch, worauf sie sich verteilt.
Wie fein Sie schneiden, entscheiden Sie. Wenige, klar benannte Projekte werden im Alltag zuverlässig richtig gewählt; eine lange Liste führt dazu, dass alle das erstbeste nehmen.
Zeiten erfassen und zuordnen
Drei Wege stehen zur Wahl: eine Stoppuhr, die während der Arbeit läuft, ein Zeitraum von–bis oder die reine Dauer. Beim Eintragen wählen Sie die Leistung aus, zu der die Arbeit gehört – Projekt und Kunde hängen daran und werden mitgespeichert.
Vergessene Zeiten lassen sich für zurückliegende Tage nachtragen, falsche ändern oder löschen. Das erledigt jeder für sich; einen Administrator braucht es dafür nicht.
Erfasst wird im Browser – am Rechner genauso wie am Smartphone oder Tablet. Das ist der Punkt, an dem Projektarbeit sich von Büroarbeit unterscheidet: Wer beim Kunden, im Zug oder zu Hause arbeitet, trägt dort ein, statt den Tag abends aus Kalender und Erinnerung zu rekonstruieren. Eine App muss dafür niemand installieren.
Legen Sie ein Projekt an und erfassen Sie die erste Zeit darauf.
30 Tage kostenlos testen
Auswerten, was ein Projekt gekostet hat
Die Auswertung summiert die erfassten Zeiten je Projekt, je Leistung und je Zeitraum – für einen Tag, eine Woche, einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Die Detailansicht zeigt darunter jeden einzelnen Eintrag mit Datum, Person und Notiz.
Jede Ansicht lässt sich als PDF und als Excel-Datei ausgeben. Damit geht sie an die Buchhaltung, an den Steuerberater oder als Anlage an den Auftraggeber – und die Zahlen lassen sich außerhalb weiterrechnen, wenn Sie das möchten.
Die Zeiten des Teams sehen Sie; Mitarbeiter sehen ihre eigenen Einträge und die Projekte, denen sie zugeordnet sind.
Warum sich die Zuordnung lohnt
Weil sie eine Frage beantwortet, die sich sonst nur schätzen lässt: Wie viel Arbeitszeit kostet ein Auftrag wirklich? Ein Projekt, das mit 30 Stunden geplant war und 48 gebraucht hat, fällt in der Auswertung sofort auf – und beim nächsten Angebot rechnen Sie mit der echten Zahl statt mit dem Bauchgefühl.
Für das nächste vergleichbare Vorhaben ist die Auswertung abgeschlossener Projekte die beste Grundlage, die es gibt: eigene Zahlen, aus dem eigenen Betrieb, mit den eigenen Leuten. Wo nach Zeit abgerechnet wird, ist derselbe Export zugleich der Nachweis gegenüber dem Kunden.
Ein Handgriff entscheidet dabei über die Aussagekraft: Interne Arbeit braucht ein eigenes Projekt – Büro, Werkstatt, Fahrt, Akquise. Ohne diesen Platz landet sie auf dem nächstbesten Auftrag, und der sieht dann teurer aus, als er war.
Für wen sich das eignet
Für alle, deren Arbeitszeit sich auf mehrere Kunden und Aufträge verteilt. Wer den ganzen Tag an einer Sache arbeitet, braucht die Zuordnung nicht – sie kostet dann jeden Tag ein paar Klicks für eine Auswertung, die niemand liest.
- Agenturen – Entwicklung, Gestaltung und Abstimmung getrennt je Kundenprojekt.
- IT und Software – Aufwand für Entwicklung, Wartung und Support auseinanderhalten.
- Beratungen und Dienstleister – nachvollziehbare Aufzeichnungen je Mandat oder Auftrag.
- Selbstständige – sehen, welche Aufträge sich rechnen und welche nur beschäftigt halten.
- Kleine Teams – wenn Übersicht wichtiger ist als Funktionsumfang.
Wie eine Einführung im Team abläuft, ohne dass sie als Kontrolle ankommt, steht im Ratgeber: Zeiterfassung im Team einführen.
Was neunzeit nicht kann
neunzeit erfasst Zeiten und ordnet sie zu – es plant keine Projekte. Es gibt keine Aufgaben, keine Meilensteine und Termine, keine Ressourcen- und Kapazitätsplanung, keine Datei- und Dokumentenablage und keine Kommentare am Projekt.
Ebenfalls nicht vorhanden: hinterlegte Budgets oder Sollstunden je Projekt und eine Warnung bei Überschreitung, Stundensätze, Rechnungen und Angebote, Schnittstellen zu Lohn- oder Buchhaltungsprogrammen. Die geleisteten Stunden bekommen Sie – die Bewertung nehmen Sie selbst vor.
Wenn Sie eines davon brauchen, brauchen Sie ein Werkzeug daneben. Das sagen wir lieber jetzt als nach 30 Tagen.
Was das kostet
5 € im Monat, jährlich gezahlt 48 € mit 20 % Rabatt. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, Zahlungsdaten brauchen wir dafür nicht. Es wird nie automatisch abgebucht.
Häufige Fragen
Was ist eine Projektzeiterfassung?
Eine Zeiterfassung, bei der jeder Eintrag zusätzlich sagt, wofür die Zeit verwendet wurde. Neben Datum und Dauer trägt er eine Zuordnung zu einem Kunden, einem Projekt und einer Leistung – und dadurch lässt sich später summieren, wie viel Zeit ein Auftrag gekostet hat.
Wie ordne ich eine erfasste Zeit einem Projekt zu?
Beim Eintragen wählen Sie die Leistung aus, zu der die Arbeit gehört; das Projekt und der Kunde hängen daran. Angelegt werden Kunden, Projekte und Leistungen einmal, danach stehen sie bei jeder Erfassung zur Auswahl.
Wofür sind Leistungen innerhalb eines Projekts gut?
Um Tätigkeiten innerhalb desselben Projekts zu trennen – etwa Entwicklung, Beratung und Abstimmung. In der Auswertung sehen Sie dann nicht nur die Summe des Projekts, sondern auch, worauf sie sich verteilt.
Kann ich Zeiten auch ohne Projekt erfassen?
Ja. Die Zuordnung ist freiwillig, jeder Eintrag funktioniert auch ohne sie. Sinnvoll ist es trotzdem, für interne Arbeit ein eigenes Projekt anzulegen – sonst fehlt diese Zeit in jeder Auswertung.
Sehe ich, wie viel Zeit ein Kundenprojekt gekostet hat?
Ja. Die Auswertung summiert die Zeiten je Projekt und Zeitraum und zeigt in der Detailansicht jeden einzelnen Eintrag mit Datum, Person und Notiz. Die Zahl ist die tatsächlich erfasste Zeit, nicht eine geschätzte.
Vergleicht neunzeit die Zeiten mit einem Projektbudget?
Nein. Ein Budget oder eine geplante Stundenzahl lässt sich nicht hinterlegen, und es gibt keine Warnung bei Überschreitung. Sie sehen die geleisteten Stunden und stellen sie Ihrer eigenen Planung gegenüber.
Ersetzt neunzeit eine Projektmanagement-Software?
Nein. Es gibt keine Aufgaben, keine Termine, keine Ressourcenplanung und keine Rechnungen. neunzeit erfasst Zeiten, ordnet sie Projekten zu und wertet sie aus – wer mehr braucht, braucht ein anderes Werkzeug daneben.