Zeiterfassung online für kleine Unternehmen
Neunzeit ist eine Online-Zeiterfassung für Betriebe, die kein Personalsystem brauchen, sondern eine verlässliche Antwort auf die Frage, wer wann wie lange gearbeitet hat. Ihre Mitarbeiter erfassen im Browser, Sie werten aus und exportieren. 5 € im Monat, die ersten 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
Ohne Installation, ohne Kreditkarte, ohne Kündigungsfrist.
30 Tage kostenlos testenWas ist eine Online-Zeiterfassung?
Eine Online-Zeiterfassung ist eine Software, die im Browser läuft und Arbeitszeiten zentral speichert, statt sie auf Papier oder in lokalen Dateien zu führen. Alle Mitarbeiter erfassen in dasselbe System, die Auswertung ist ohne Nacharbeit aktuell, und es muss nichts installiert oder gewartet werden.
Der praktische Unterschied zeigt sich nicht beim Erfassen – das dauert überall zehn Sekunden –, sondern am Monatsende. Wer mit Zetteln oder verteilten Dateien arbeitet, sammelt dann ein: nachfragen, abtippen, addieren, korrigieren, nachfragen. Bei einer gemeinsamen Online-Erfassung entfällt dieser Schritt vollständig, weil die Daten bereits an einer Stelle liegen und schon gerechnet sind.
Wie sich der Arbeitsalltag damit ändert
Am ersten Tag richten Sie das Konto ein und laden Ihr Team ein. In der ersten Woche gewöhnt sich das Team an das Erfassen. Der erste Monatsabschluss ist der Moment, an dem der Unterschied sichtbar wird – er dauert Minuten statt eines halben Vormittags.
Der erste Tag
Konto anlegen, Mitarbeiter mit Namen und E-Mail-Adresse eintragen, festlegen, welche Erfassungsarten sichtbar sein sollen. Wenn Sie Zeiten Kunden oder Aufträgen zuordnen wollen, legen Sie ein bis zwei Projekte an; wenn nicht, lassen Sie es. Das ist der ganze Aufbau. Es gibt keine Rollenmatrix, keine Sollzeitprofile und keine Einrichtungsassistenten über sieben Bildschirme – nichts davon existiert.
Die erste Woche
Jeder Mitarbeiter bekommt eine Einladung, setzt sein Passwort und erfasst ab sofort selbst. In dieser Woche wird viel vergessen: Zeiten nicht gestartet, nicht beendet, zu spät eingetragen. Das ist normal, und es ist der Grund, warum sich in Neunzeit jeder Eintrag nachträglich ändern und löschen lässt, ohne dass jemand um Erlaubnis fragen muss. Nach etwa zwei Wochen sitzt die Gewohnheit.
Der erste Monatsabschluss
Sie öffnen die Auswertung, wählen den Monat und sehen die Summen je Mitarbeiter und je Projekt. Wo ein Tag fehlt, sehen Sie das an Ort und Stelle und fragen einmal nach, statt hinterherzutelefonieren. Dann ein Klick auf Export, Datei an die Buchhaltung oder den Steuerberater – fertig. Das ist der Punkt, an dem die meisten feststellen, dass sie den Aufwand vorher für normal gehalten haben.
Drei Wege, eine Zeit zu erfassen
Sie können die Stoppuhr starten und beim Feierabend stoppen, einen Zeitraum von–bis eintragen oder nur die reine Dauer notieren. Alle drei führen zum selben Ergebnis; welche Ihre Mitarbeiter sehen, legen Sie in den Einstellungen fest.
- Stoppuhr – für alle, die während der Arbeit erfassen. Sie läuft weiter, auch wenn der Browser geschlossen wird.
- Zeitraum von–bis – wenn Anfang und Ende des Tages dokumentiert werden sollen.
- Dauer – wenn nur zählt, wie lange etwas gedauert hat, nicht wann.
Die Wahl ist keine Kleinigkeit: Sie entscheidet darüber, ob Ihr Team mitmacht. In Betrieben, in denen Anwesenheit dokumentiert wird, ist der Zeitraum die richtige Wahl; in Projektarbeit ist es meist die Dauer. Wer beides freigibt, bekommt in der Regel beides – und damit uneinheitliche Daten. Ein bewusst enger Zuschnitt am Anfang zahlt sich aus.
Jeder erfasst seine Zeiten selbst
Sie laden Ihre Mitarbeiter per E-Mail ein, jeder bekommt einen eigenen Zugang und pflegt seine Daten selbst – einschließlich Korrekturen und Nachträgen. Für Sie fällt damit das Einsammeln weg, und die Zahl der Mitarbeiter ändert nichts am Preis.
Zeiten lassen sich Kunden, Projekten und Leistungen zuordnen, wenn Sie das brauchen; wenn nicht, schalten Sie diese Bereiche ganz ab (siehe unten). Die Projektverwaltung ist bewusst schlank gehalten: anlegen, zuordnen, beenden. Es gibt keine Budgets, keine Freigabestufen und keine Aufgabenplanung, weil beides den Aufwand in genau die Richtung verschiebt, aus der kleine Betriebe kommen.
Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten. Die Gesamtsicht über alle liegt bei Ihnen.
Was Sie nicht brauchen, schalten Sie ab
Neunzeit ist in Bausteine geteilt, die sich einzeln abschalten lassen: die drei Erfassungsarten, der Bereich Projekte, der Bereich Kunden und jede einzelne Leistung. Abgeschaltet heißt nicht ausgegraut – der Baustein verschwindet aus der Erfassungsmaske, samt Auswahlfeld.
Das ist der Grund, warum die Erfassungsmaske bei einem Zweipersonenbetrieb anders aussieht als bei einer Agentur mit fünfzehn laufenden Aufträgen. Beide sehen dieselbe Software, aber nicht dieselbe Anzahl Felder. Weniger Felder heißt weniger, das jemand falsch ausfüllen oder leer lassen kann – und genau daran scheitert die Einführung sonst.
- Erfassungsarten – Stoppuhr, Zeitraum und Dauer geben Sie einzeln frei. Wer nur eine freigibt, bekommt einheitliche Daten.
- Projekte – abgeschaltet erfassen Ihre Mitarbeiter die reine Arbeitszeit. Kein Auswahlfeld, keine Zuordnung, keine Rückfrage.
- Kunden – unabhängig von den Projekten abschaltbar. Wer nach Projekten trennt, aber nicht nach Auftraggebern, lässt diesen Bereich weg.
- Leistungen – sortieren Sie in Ihre eigene Reihenfolge und deaktivieren Sie, was Sie nicht mehr anbieten. Bereits erfasste Zeiten bleiben erhalten und in der Auswertung sichtbar.
Alle Schalter stehen in den Einstellungen und lassen sich jederzeit in beide Richtungen umlegen. Wer klein anfängt und später Projekte braucht, schaltet sie dann dazu – die bis dahin erfassten Zeiten bleiben, wie sie sind.
Legen Sie ein Konto an und laden Sie Ihr Team ein.
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Auswerten und exportieren
Die Auswertung zeigt, wie sich die Arbeitszeit auf Projekte, Leistungen und Mitarbeiter verteilt – wahlweise für einen Tag, eine Woche, einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Jede Ansicht lässt sich als Tabellendatei (.xlsx) und als PDF ausgeben.
Neben der Übersicht gibt es eine Detailansicht je Projekt und eine Tabelle mit allen einzelnen Zeiten. In der Tabellendatei stehen die Zeiten zusätzlich als Dezimalstunden und sind per Summenformel addiert – wer damit weiterrechnet, muss nichts umrechnen und nichts nachschlagen.
Der Export ist an keinen Tarif und keine Laufzeit geknüpft. Ihre Daten bleiben Ihre Daten, auch wenn Sie irgendwann aufhören.
Was das kostet, durchgerechnet
Neunzeit kostet 5 € im Monat; jährlich im Voraus gezahlt sind es 48 € mit 20 % Rabatt. Die meisten Anbieter rechnen dagegen pro Nutzer und Monat ab – dort wächst der Betrag mit jeder Person, die erfasst.
Wie groß der Unterschied bei Ihrer Teamgröße ausfällt, hängt vom Anbieter ab und ändert sich mit dessen Preisliste. Rechnen Sie deshalb mit der aktuellen Preisliste des Anbieters und mit der Zahl der Personen, die bei Ihnen tatsächlich erfassen wird, einschließlich Aushilfen und Teilzeitkräften – und mit dem Tarif, der ungefähr dasselbe kann.
Die Einführung im Team
Der häufigste Einwand wird selten ausgesprochen: „Meine Leute machen da nicht mit.“ Er ist berechtigt – Zeiterfassung wird als Misstrauen gelesen, wenn sie nicht erklärt wird. Was hilft, ist nicht Technik, sondern eine klare Aussage darüber, was erfasst wird und was nicht.
Drei Dinge lassen sich in einer Betriebsversammlung in fünf Minuten sagen und nehmen dem Thema den Großteil seiner Schärfe: Es wird kein Standort erfasst. Es wird nicht gemessen, wie lange jemand am Rechner sitzt oder was er dort tut. Und jeder kann seine eigenen Einträge korrigieren, ohne dass jemand zustimmen muss.
Was ebenfalls hilft: mit einer Erfassungsart starten statt mit dreien, und einen Stichtag setzen statt „ab jetzt langsam“. Die ausführliche Fassung mit den Einwänden, die erfahrungsgemäß kommen, steht im Ratgeber: Zeiterfassung im Team einführen.
Wo Ihre Daten liegen – und was wir nicht messen
Auf Servern in Deutschland, betrieben von der hostNET Medien GmbH. Neunzeit wird in Lübeck entwickelt und betrieben. Es sind keine Dienste für Werbung, Tracking oder Marketing eingebunden – deshalb finden Sie auf diesen Seiten auch kein Cookie-Banner.
Das ist kein Kleingedrucktes, sondern der Punkt, an dem sich Anbieter unterscheiden. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten von Beschäftigten; wo sie liegen und wer sie noch sieht, ist eine Frage, die Ihr Betriebsrat und Ihre Mitarbeiter zu Recht stellen.
Ebenso wichtig ist, was nicht erfasst wird: kein Standort, keine Geodaten, keine Bildschirmzeit, keine Tastatur- oder Mausaktivität, keine Screenshots, keine Anwesenheitsanzeige in Echtzeit. Gespeichert wird, was jemand selbst einträgt. Cookies setzen wir nur dort, wo sie technisch nötig sind, nämlich für den Login. Nachzulesen in der Datenschutzerklärung.
Was Neunzeit nicht kann
Neunzeit erfasst Arbeitszeiten und wertet sie aus – mehr nicht. Es ist kein Personalsystem, keine Projektsteuerung und keine Abrechnung. Die folgende Liste ist vollständig gemeint, nicht beschönigend: Wenn Sie eines dieser Dinge zwingend brauchen, sind Sie hier falsch.
- Keine Lohn- und Gehaltsabrechnung und keine Schnittstelle zu DATEV oder Lohnprogrammen.
- Keine Schicht- und Dienstplanung. Neunzeit dokumentiert, was war, es plant nicht, was sein soll.
- Keine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, keine Krankmeldungen, keine Resturlaubsberechnung.
- Keine Sollzeiten und kein Arbeitszeitkonto mit automatischem Saldo – und damit keine Überstundenberechnung.
- Keine Pausenregeln, die automatisch abziehen. Pausen entstehen aus getrennten Einträgen.
- Keine Freigabe-Workflows, bei denen ein Vorgesetzter jeden Eintrag bestätigt.
- Keine Stundensätze, Budgets oder Umsatzauswertungen. Neunzeit rechnet mit Zeiten, nicht mit Geld.
- Keine Hardware, keine Terminals, keine Chipkarten, kein Fingerabdruck.
- Kein Single Sign-on und keine offene Programmierschnittstelle für eigene Anbindungen.
- Kein Datenimport aus einem Vorsystem. Man startet zu einem Stichtag.
Diese Liste ist der Grund, warum Neunzeit 5 € kostet und in zehn Minuten eingerichtet ist. Ein Werkzeug, das alles kann, muss alles konfiguriert bekommen. Wer hier abspringt, wäre ohnehin abgesprungen – nur später und nach mehr Arbeit.
Was das kostet
5 € im Monat, jährlich gezahlt 48 € mit 20 % Rabatt. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, Zahlungsdaten brauchen wir dafür nicht. Es wird nie automatisch abgebucht.
Häufige Fragen
Was ist eine Online-Zeiterfassung?
Eine Online-Zeiterfassung ist eine Software, die im Browser läuft und Arbeitszeiten zentral speichert, statt sie auf Papier oder in lokalen Dateien zu führen. Alle Mitarbeiter erfassen in dasselbe System, die Auswertung ist jederzeit aktuell, und es muss nichts installiert werden.
Muss ich für die Online-Zeiterfassung etwas installieren?
Nein. Neunzeit läuft im Browser, auch auf Smartphone und Tablet. Es gibt keine Installation, keine App und keine Hardware.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zeiten erfassen?
Ja. Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Zugang und erfasst seine Zeiten selbst. Sie sehen alle Zeiten gebündelt in der Auswertung.
Kann ich erfasste Zeiten nachträglich korrigieren?
Ja. Erfasste Zeiten lassen sich bearbeiten und löschen – etwa wenn jemand vergessen hat, die Stoppuhr zu stoppen.
Was kostet eine Online-Zeiterfassung bei Neunzeit?
5 € im Monat; wer für ein Jahr im Voraus zahlt, zahlt 48 € – das entspricht 4 € im Monat. Die ersten 30 Tage sind kostenlos und ohne Zahlungsdaten nutzbar.
Wie lange dauert es, bis das Team damit arbeitet?
Der erste Tag ist die eigentliche Hürde, nicht die Einrichtung: Konto anlegen und Mitarbeiter einladen dauert Minuten. Erfahrungsgemäß braucht ein Team zwei bis drei Wochen, bis das Erfassen zur Gewohnheit wird – am schnellsten dort, wo alle mit derselben Erfassungsart starten.
Werden meine Mitarbeiter dabei überwacht?
Es wird kein Standort erfasst, keine Tastatureingabe, keine Bildschirmzeit und keine Anwesenheit am Rechner. Neunzeit speichert genau das, was jemand selbst einträgt: Beginn, Ende, Dauer und optional Projekt und Notiz.