Zeiterfassung statt Excel

Wo Excel bei der Zeiterfassung an Grenzen stößt

Nicht beim Rechnen – Excel rechnet zuverlässig. Sondern dort, wo mehrere Personen dieselbe Datei benutzen, wo Formeln unbemerkt überschrieben werden und wo am Monatsende niemand mehr sagen kann, welche Fassung die richtige ist.

• Formelfehler bleiben unsichtbar. Eine überschriebene Zelle sieht aus wie eine ausgefüllte. Die Summe stimmt trotzdem – nur nicht mit der Wirklichkeit.
• Versionschaos. „Stunden_2026_final_v3_JF.xlsx“ ist keine Übertreibung, sondern die Regel, sobald eine Datei per Mail wandert.
• Zeitformate. 7:45 ist keine 7,75 Stunden, bis jemand es umrechnet. Wer die Formatierung einmal falsch setzt, addiert Unsinn und merkt es spät.
• Keine Nachvollziehbarkeit. Die Datei weiß nicht, wann ein Eintrag entstanden ist und wer ihn zuletzt geändert hat.
• Erfassen unterwegs. Wer nicht am Bürorechner sitzt, schreibt die Stunden auf einen Zettel – und trägt sie im günstigen Fall nach.
• Das Zusammenführen. Zwölf Einzeltabellen zu einer Monatsübersicht zu machen ist die eigentliche Arbeit, und sie fällt jeden Monat neu an.

Für eine einzelne Person ist nichts davon ein Problem. Ab zwei bis drei Personen kippt das Verhältnis: Das Pflegen der Tabelle kostet mehr Zeit als das Erfassen.

Der Punkt, den viele übersehen: Wer hat wann was geändert?

Eine Excel-Datei lässt sich nachträglich beliebig ändern, ohne dass die Änderung sichtbar wird. Dieselbe Datei sieht vor und nach einer Korrektur identisch aus – sie trägt kein Protokoll darüber, wann ein Eintrag entstanden ist und wer ihn zuletzt angefasst hat. Das ist das stärkste Sachargument gegen die Tabelle.

Praktisch heißt das: Eine Excel-Tabelle kann festhalten, dass jemand gearbeitet hat, aber sie kann nicht zeigen, dass die Zahl am selben Tag entstanden ist. Sobald zwei Leute sich an denselben Monat unterschiedlich erinnern, hilft die Datei niemandem weiter – sie belegt nur, was zuletzt darin stand.

Das Problem ist keins der Böswilligkeit. Die häufigste Variante ist harmlos gemeint: Am Monatsende fehlen drei Tage, jemand füllt sie „so ungefähr“ aus. Fachlich ist das eine nachträgliche Konstruktion, und einer Tabelle sieht man nicht an, welcher Wert am Tag selbst entstanden ist und welcher zwei Wochen später.

In Neunzeit entsteht jeder Eintrag mit Zeitstempel, wird einem Mitarbeiterkonto zugeordnet und liegt zentral statt in einer Datei, die kopiert und weitergereicht wird. Was in einen belastbaren Nachweis gehört, steht im Ratgeber: Arbeitszeitnachweis – Vorlage, Spalten und Ablage.

Der Umstieg: was mit den bestehenden Tabellen passiert

Sie bleiben liegen. Einen Import gibt es nicht – und in der Praxis ist das kein Verlust: Man startet zu einem Stichtag, meist zum Monats- oder Jahreswechsel, und legt die alten Dateien als Archiv ab.

Das ist die ehrliche Antwort auf die Frage, die an dieser Stelle immer kommt. Ein Import wäre technisch machbar, aber er würde eine Genauigkeit vortäuschen, die die Quelldaten nicht haben: Jede gewachsene Stundentabelle hat Sonderfälle, händische Korrekturen und Spalten, die nur ihr Autor versteht. Was dabei herauskäme, müsste man anschließend Zeile für Zeile prüfen – das ist mehr Arbeit als der Stichtag.

Der Aufwand, ehrlich beziffert: Konto anlegen und Mitarbeiter eintragen dauert bei zehn Personen etwa zwanzig Minuten. Danach ist nichts mehr vorzubereiten. Die eigentliche Umstellung sind die ersten zwei Wochen, in denen das Erfassen noch nicht Gewohnheit ist – dort geht Zeit verloren, nicht in der Einrichtung.

Wer vorsichtig sein will, lässt einen Monat beides parallel laufen und vergleicht die Summen. Das kostet wenig und beendet die Diskussion.

Wenn Sie trotzdem bei Excel bleiben wollen

Dann tun Sie das – für eine Person oder ein sehr kleines Team ist eine gut gebaute Tabelle völlig ausreichend. Damit sie gut gebaut ist, gibt es im Ratgeber eine Anleitung mit den Formeln, die dabei regelmäßig schiefgehen, und kostenlose Vorlagen zum Herunterladen.

• Zeiterfassung in Excel: Anleitung und Formeln – Zeitformate, Summen über Mitternacht, Dezimalstunden.
• Stundenzettel-Vorlage – als Excel-Datei mit Formeln und als PDF zum Ausdrucken, ohne Registrierung.
• Arbeitszeitnachweis-Vorlage – dasselbe für den Nachweis gegenüber Prüfern.

Die Downloads verlangen keine E-Mail-Adresse und kein Konto. Wer damit weiterkommt, kommt damit weiter; wer in einem halben Jahr feststellt, dass die Tabelle nicht mehr trägt, findet uns wieder.