Projektzeit und Anwesenheitszeit: zwei verschiedene Zahlen
KI-generiert
Die Anwesenheitszeit sagt, wie lange jemand gearbeitet hat. Die Projektzeit sagt, wofür diese Zeit verwendet wurde. Beide werden ständig verwechselt, und sie sind fast nie gleich – was kein Fehler ist, sondern der Normalfall.
Zwei Zahlen, zwei Fragen
Die eine ist eine Summe je Person und Zeitraum. Die andere verteilt dieselbe Zeit auf Vorhaben – Aufträge, Baustellen, Kunden, interne Arbeit.
| Anwesenheitszeit | Projektzeit | |
|---|---|---|
| Beantwortet | Wie lange hat jemand gearbeitet? | Wofür wurde die Zeit verwendet? |
| Summiert nach | Person und Zeitraum | Projekt und Zeitraum |
| Gebraucht für | Abrechnung, Nachweis, Saldo | Nachkalkulation, Angebote, Kundenrechnung |
| Braucht zusätzlich | Nichts | Eine Projektzuordnung je Eintrag |
Warum die Summen auseinandergehen
Weil ein Arbeitstag Anteile hat, die zu keinem Projekt gehören. Rüstzeit, Fahrt zwischen zwei Einsätzen, Besprechung, Materialbestellung, Aufräumen, Warten. Zusammen sind das selten wenige Minuten.
Wer acht Stunden anwesend war und sechseinhalb auf Projekte gebucht hat, hat nichts falsch gemacht – er hat anderthalb Stunden gearbeitet, die kein Auftrag bezahlt. Die Lücke ist die interessante Zahl an der ganzen Auswertung, nicht der Fehler darin.
Gefährlich wird es, wenn die Lücke nicht sichtbar sein darf. Dann verschwindet sie nicht, sie verteilt sich: auf das Projekt, das gerade offen war. Und dieses Projekt sieht anschließend teurer aus, als es war – was die Nachkalkulation nicht nur unbrauchbar macht, sondern in die falsche Richtung verzerrt.
Interne Zeit braucht einen Platz
Der wichtigste Handgriff überhaupt, und er kostet fünf Minuten: eigene Projekte für Werkstatt, Lager, Fahrt, Büro, Weiterbildung. Ohne sie landet interne Zeit auf dem nächstbesten Auftrag.
Die Liste sollte kurz sein – vier bis sechs Einträge. Wer zwanzig interne Projekte anlegt, bekommt zwanzig Auswahlmöglichkeiten beim Eintragen und dieselbe Unschärfe zurück, nur feiner sortiert. Und sie sollte alle Fälle abdecken, die regelmäßig vorkommen: Ein „Sonstiges", in dem am Ende ein Fünftel der Zeit steht, ist auch keine Antwort.
Muss man beides erfassen?
Nur, wenn beide Fragen tatsächlich gestellt werden. Die Projektspalte kostet jeden Tag ein paar Sekunden je Eintrag – das lohnt sich, wenn jemand die Auswertung liest, und nicht, wenn sie „für später" mitgeführt wird.
Die brauchbare Frage lautet: Wird bei uns nach Aufträgen kalkuliert oder abgerechnet? Wenn ja, ist die Projektzeit die wichtigere der beiden Zahlen. Wenn nein – feste Gehälter, keine Kundennachweise, keine Angebote auf Stundenbasis –, genügt die Anwesenheitszeit vollkommen, und die Projektspalte kann weg.
Ein Zwischenweg funktioniert selten: „Wir tragen Projekte ein, wo es passt" führt dazu, dass sie bei der Hälfte der Einträge fehlen. Eine Projektauswertung, die die Hälfte der Zeit nicht kennt, ist schlechter als gar keine, weil sie trotzdem eine Zahl ausgibt.
Aus denselben Zeilen zwei Auswertungen
Wenn jeder Eintrag eine Projektzuordnung trägt, braucht es keine zwei Erfassungen: Die Summe je Person ergibt die Anwesenheitszeit, die Summe je Projekt die Projektzeit – aus denselben Zeilen.
Genau so arbeitet neunzeit. Erfasst wird einmal, mit Projekt und optional einer Leistung; ausgewertet wird wahlweise je Mitarbeiter und Zeitraum oder je Projekt. Beides lässt sich als Excel-Datei oder PDF ausgeben. Wie die Auswertung aussieht, zeigt Arbeitszeitverwaltung.
Wer zwei getrennte Systeme führt – eines für die Anwesenheit, eines für die Projekte –, bekommt zwei Zahlen, die nie zusammenpassen, und die Frage, welche gilt, stellt sich immer im ungünstigsten Moment.
Die Auslastungsfalle
Sobald beide Zahlen nebeneinanderstehen, liegt es nahe, sie durcheinander zu teilen und das Ergebnis „Auslastung" zu nennen. Davon raten wir ab – jedenfalls als Kennzahl je Person.
Der Grund ist nicht Zimperlichkeit, sondern Datenqualität. Wer weiß, dass sein Projektanteil bewertet wird, bucht mehr Zeit auf Projekte. Nicht aus Unehrlichkeit, sondern weil jeder Grenzfall dann in dieselbe Richtung entschieden wird – und Grenzfälle machen einen erheblichen Teil des Tages aus. Die Quote steigt, und die Nachkalkulation, für die man die Zahlen erhoben hat, wird schlechter.
Nützlich ist dieselbe Rechnung auf der Ebene des Betriebs oder eines Projekts: Wie viel Zeit fließt insgesamt in interne Arbeit, und ist das mehr als im letzten Quartal? Diese Frage ändert das Verhalten nicht, weil sie niemanden einzeln adressiert.