Stunden an die Lohnbuchhaltung übergeben, ohne abzutippen
KI-generiert
Der Monatsabschluss scheitert selten am Erfassen und fast immer an der Übergabe. Gebraucht wird je Person eine Summe in Dezimalstunden, dazu getrennt alles, was anders behandelt wird. Was nicht gebraucht wird, sind die einzelnen Kommen- und Gehen-Zeiten.
Was die Buchhaltung braucht
Weniger, als die meisten schicken. In aller Regel je Person eine Summe für den Abrechnungszeitraum, in Dezimalstunden – und daneben, getrennt ausgewiesen, alles, was nicht als normale Stunde durchläuft.
Wer stattdessen die vollständige Aufstellung mit jedem einzelnen Tag schickt, verlagert die Arbeit nur: Jemand anders bildet dann die Summe, und wenn dabei etwas schiefgeht, merkt es niemand. Die Detailaufstellung ist trotzdem nützlich – nicht als Übergabe, sondern als Beleg für Rückfragen.
| Was drinsteht | Wofür | |
|---|---|---|
| Übergabe | Je Person eine Zeile: Name, Zeitraum, Summe in Dezimalstunden | Wird weiterverarbeitet |
| Beleg | Je Person alle Tage mit Beginn, Ende, Pause, Dauer | Wird nur bei Rückfragen geöffnet |
Dezimalstunden sind der Knackpunkt
Mit Uhrzeiten lässt sich nicht multiplizieren. 7:45 mal einem Stundensatz ergibt in keiner Tabelle etwas Brauchbares; 7,75 schon. Deshalb will jede Buchhaltung Dezimalstunden, und deshalb entsteht genau hier der häufigste Fehler.
Er heißt 7,45. Die Minuten zählen zur Basis 60, die Nachkommastellen zur Basis 100 – 45 Minuten sind drei Viertel einer Stunde, also 0,75. Die Umrechnung ist eine Division: Minuten durch 60. Bei einer Zeile ist die Abweichung klein, bei zehn Personen über ein Jahr nicht mehr.
Zwei Dinge machen den Fehler unwahrscheinlicher: einmal umrechnen statt zwölfmal – also die Summe in Dezimalstunden übergeben, nicht die einzelnen Uhrzeiten. Und beim Ausweisen dazuschreiben, was gemeint ist: „38,75 Std." ist eindeutig, „38:45" in einer Spalte, in der weitergerechnet wird, nicht. Einzelne Werte rechnet der Stundenrechner um; für die eigene Tabelle stehen die Formeln in Zeiterfassung in Excel.
Was getrennt übergeben wird
Alles, was nicht als normale Arbeitsstunde durchläuft. Was das im Einzelnen ist, hängt davon ab, was bei Ihnen vereinbart ist – die Aufstellung muss es nur auseinander halten, statt alles zu einer Zahl zu addieren.
- Abwesenheitstage. Urlaub, Krankheit, Feiertag, Freizeitausgleich – als Tage oder Stunden, aber nicht in der Stundensumme versteckt.
- Stunden mit Zuschlag, wenn im Betrieb welche vereinbart sind: nach Art getrennt, nicht als Gesamtblock.
- Kostenstellen oder Projekte, wo nach ihnen verteilt wird.
- Ein- und Austritte im Monat, weil sich der Zeitraum dann von dem der anderen unterscheidet.
Die Faustregel: Was in der Abrechnung unterschiedlich behandelt wird, muss in der Übergabe unterschiedlich dastehen. Alles andere führt zu einer Rückfrage – und die kostet mehr als die Spalte.
Tabelle zum Rechnen, PDF zum Nachsehen
Für den Übertrag eine Tabellendatei, weil sie sich weiterverarbeiten lässt. Für die Ablage und für Rückfragen ein PDF, weil es zeigt, wie die Summe zustande kam. In der Praxis gehen beide an dieselbe Stelle.
Ein PDF allein zwingt zum Abtippen – genau der Schritt, den man loswerden wollte. Eine Tabelle allein beantwortet die Rückfrage nicht, warum bei einer Person 12 Stunden mehr stehen als im Vormonat. Zusammen kostet es einen Klick mehr und spart die Telefonate.
Zum Dateinamen: Zeitraum zuerst, dann der Inhalt –
2026-05_Stunden.xlsx. Das sortiert sich von selbst richtig, und beim
Suchen im nächsten Jahr ist es der Unterschied zwischen zehn Sekunden und zehn Minuten.
Jeden Monat gleich aussehen
Die meisten Rückfragen entstehen nicht aus falschen Zahlen, sondern aus veränderter Form: Eine Spalte heißt plötzlich anders, eine Person fehlt, die vorher dabei war, die Reihenfolge hat sich gedreht.
Wer die Übergabe einmal festlegt und dann nicht mehr anfasst, spart sich das. Dieselben Spalten, dieselben Bezeichnungen, dieselbe Sortierung – und Personen, die im Zeitraum keine Stunden hatten, mit einer Null in der Liste statt weggelassen. Eine Null ist eine Aussage, eine fehlende Zeile ist eine Frage.
Wie der Export in neunzeit aussieht
Auswertung je Mitarbeiter und Zeitraum, ausgegeben als Excel-Datei oder als PDF. Die Tabellendatei enthält die Zeiten zusätzlich als Dezimalstunden und eine Summenzeile – das ist die Zahl, die übergeben wird.
Eine Schnittstelle zu einem Lohnprogramm gibt es nicht. Keine DATEV-Anbindung, kein Single Sign-on, keine offene Programmierschnittstelle. Wer eine braucht, ist bei neunzeit falsch, und das steht hier lieber vorher als nach dreißig Tagen.
Was entfällt, ist das Abtippen; was bleibt, ist der Schritt, die Datei weiterzugeben. Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzehn Personen ist das erfahrungsgemäß der Unterschied zwischen zwei Stunden und zehn Minuten – für einen mit zweihundert ist es zu wenig. Wie die Auswertung aussieht, zeigt Arbeitszeitverwaltung.