Überstunden berechnen: Saldo, Stundensatz, Dezimalstunden
KI-generiert
Eine Überstunde ist jede Stunde über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus. Um sie
zu beziffern, braucht es zwei Rechnungen: den Saldo aus geleisteter und geschuldeter Zeit,
und den Stundensatz aus dem Monatsgehalt –
Gehalt × 12 ÷ 52 ÷ Wochenstunden.
Was eine Überstunde ist
Maßstab ist die vereinbarte Arbeitszeit, nicht ein allgemeiner Wert. Wer 30 Stunden pro Woche vereinbart hat, leistet ab der 31. Stunde Überstunden – auch wenn das nach einer normalen Woche aussieht.
Daraus folgt: Die Zahl lässt sich ohne den Vertrag nicht ausrechnen. Wer einen Saldo bildet, braucht immer beides – was aufgezeichnet wurde und was vereinbart ist. Die zweite Zahl steht in keiner Zeiterfassung, sondern im Arbeitsvertrag.
Soll gegen Ist: der Saldo
Der Saldo eines Zeitraums ist die geleistete Zeit minus die geschuldete Zeit. Beides muss sich auf denselben Zeitraum beziehen, sonst rechnet man Äpfel gegen Birnen.
| Zeitraum | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Woche | vereinbarte Wochenstunden | 40,00 Stunden |
| Monat (Durchschnitt) | Wochenstunden × 13 ÷ 3 | 173,33 Stunden |
| Jahr | Wochenstunden × 52 | 2.080,00 Stunden |
Der Monatswert ist ein Durchschnitt, kein Kalenderwert: Ein Monat hat mal 20, mal 23 Arbeitstage. Wer taggenau rechnen will, nimmt die tatsächlichen Arbeitstage des Monats mal die vereinbarte Tagesarbeitszeit. Beide Wege sind richtig – nur mischen darf man sie nicht, sonst schwankt der Saldo von Monat zu Monat ohne Grund.
Der Rechenweg: vom Gehalt zum Stundensatz
Bei einem Monatsgehalt braucht es zunächst den Stundenlohn. Die saubere Formel lautet
Monatsgehalt × 12 ÷ 52 ÷ Wochenstunden. Sie rechnet über das ganze Jahr und
vermeidet damit den Fehler, einen Monat pauschal mit vier Wochen anzusetzen.
Die gebräuchliche Kurzform Monatsgehalt × 3 ÷ 13 ÷ Wochenstunden führt zum
selben Ergebnis, weil 12 ÷ 52 dasselbe ist wie 3 ÷ 13. Wer stattdessen durch vier Wochen
teilt, rechnet mit 48 statt 52 Wochen im Jahr und kommt auf einen um rund acht Prozent zu
hohen Stundenlohn.
Die durchschnittliche Monatsarbeitszeit ergibt sich entsprechend aus
Wochenstunden × 13 ÷ 3 – bei 40 Stunden also 173,33 Stunden im Monat.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Ein Angestellter verdient 3.000 € brutto im Monat bei einer 40-Stunden-Woche und hat im Mai 12 Stunden über die vereinbarte Zeit hinaus gearbeitet. Ein Zuschlag ist nicht vereinbart.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Jahresgehalt | 3.000 € × 12 | 36.000 € |
| Jahresarbeitszeit | 52 × 40 Stunden | 2.080 Stunden |
| Stundensatz | 36.000 € ÷ 2.080 | 17,31 € |
| 12 Stunden | 12 × 17,31 € | 207,72 € brutto |
Ist im Vertrag oder Tarif ein Zuschlag von 25 Prozent vereinbart, rechnet man mit 21,64 € statt 17,31 € und kommt auf 259,68 €. Der Zuschlag ändert nur den Faktor, nicht den Rechenweg.
Teilzeit: der Punkt, der oft übersehen wird
Der Stundensatz einer Teilzeitkraft wird mit ihren Wochenstunden gerechnet, nicht mit denen einer Vollzeitstelle. Wer hier versehentlich durch 40 teilt, rechnet den Stundensatz systematisch zu niedrig.
| Rechnung | Ergebnis | |
|---|---|---|
| 2.000 × 12 ÷ 52 ÷ 20 | 23,08 € | richtig |
| 2.000 × 12 ÷ 52 ÷ 40 | 11,54 € | halbiert – die Vollzeitstunden sind nicht vereinbart |
Derselbe Fehler in der anderen Richtung passiert beim Saldo: Die geschuldete Zeit einer 20-Stunden-Kraft ist 86,67 Stunden im Monat, nicht 173,33. Wer die Soll-Zahl aus einer Vorlage übernimmt, ohne sie anzupassen, produziert jeden Monat rund 87 Stunden Minus, die es nicht gibt.
Dezimalstunden: 7:45 sind 7,75
Für die Multiplikation mit einem Stundensatz braucht es Dezimalstunden, keine Uhrzeiten.
Die Umrechnung ist eine Division: Minuten ÷ 60. Aus 7 Stunden 45 Minuten
werden 7,75 Stunden, aus 7:20 werden 7,33.
Der häufigste Fehler ist, 7:45 als 7,45 weiterzurechnen. Bei zwölf Stunden im Monat und einem Stundensatz von 17,31 € klingt der Unterschied klein; über ein Jahr und mehrere Personen ist er es nicht.
| Uhrzeit | Dezimal | Uhrzeit | Dezimal |
|---|---|---|---|
| 0:15 | 0,25 | 0:45 | 0,75 |
| 0:20 | 0,33 | 0:50 | 0,83 |
| 0:30 | 0,50 | 7:45 | 7,75 |
| 0:40 | 0,67 | 8:30 | 8,50 |
Auszahlen oder abfeiern?
Beide Wege kommen im Betrieb vor, und welcher gilt, steht in der Vereinbarung, die beide Seiten getroffen haben. Rechnerisch unterscheiden sie sich darin, ob der Saldo in Geld oder in Zeit aufgelöst wird.
Beim Ausgleich in Freizeit wird der Saldo um die genommenen Stunden verringert – die 12 Stunden aus dem Beispiel entsprechen bei einer 8-Stunden-Tagesarbeitszeit anderthalb freien Tagen. In der Praxis läuft das meist über ein Arbeitszeitkonto; wie ein solches Konto geführt wird, steht in Arbeitszeitkonto führen.
Woher die Stundenzahl kommt
Jede Rechnung oben steht und fällt mit der ersten Zahl: der tatsächlich geleisteten Zeit. Wer sie am Monatsende schätzt, rechnet anschließend sehr genau mit einem ungenauen Wert.
In neunzeit entsteht diese Zahl beim Erfassen: Jeder trägt seine Zeiten selbst ein, die Auswertung summiert je Person und Zeitraum, und das Ergebnis lässt sich als Excel-Datei oder PDF ausgeben. Den Saldo bildet neunzeit nicht – es gibt keine Sollzeiten und keine Zeitkonten. Die geschuldete Zeit kommt aus dem Vertrag, und die Subtraktion machen Sie selbst, mit den Werten aus dem Abschnitt oben.
Eine fertige Vorlage zum Mitschreiben gibt es unter Stundenzettel-Vorlage.