Stundenzettel-Vorlage zum Herunterladen – Excel und PDF
KI-generiert
Ein Stundenzettel hält fest, wer an welchem Tag von wann bis wann gearbeitet hat, wie lange die Pause war und wie viele Stunden daraus folgen. Die Vorlage unten enthält genau diese Spalten – als Excel-Datei, die Arbeitszeit und Dezimalstunden selbst berechnet, und als PDF zum Ausdrucken. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Vorlage herunterladen
Beide Dateien sind für einen Monat und eine Person ausgelegt: 31 Zeilen, Summenzeile, Unterschriftsfelder. Das PDF passt auf ein Blatt A4 quer.
- Excel (.xlsx): rechnet Arbeitszeit, Dezimalstunden und Monatssumme automatisch
- PDF: leeres Raster zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen
- Spalten: Datum, Tag, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit, Dezimalstunden, Projekt/Tätigkeit, Bemerkung
- Kopfzeile für Betrieb, Name und Monat – ohne diese Angaben ist ein Zettel nicht zuzuordnen
Excel-Vorlage herunterladen (10 KB) PDF zum Ausdrucken (28 KB)
Kostenlos und ohne Anmeldung. Sie dürfen die Vorlage im Betrieb verwenden und anpassen.
Was auf einen Stundenzettel gehört
Der Kern sind drei Angaben je Tag: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Alles andere auf dem Blatt dient entweder der Zuordnung – wer, welcher Betrieb, welcher Monat – oder Ihrer eigenen Auswertung.
| Angabe | Wofür | Weglassen? |
|---|---|---|
| Name der beschäftigten Person | Ohne sie gehört das Blatt zu niemandem | nein |
| Betrieb und Monat | Ordnet das Blatt einem Arbeitgeber und Zeitraum zu | nein |
| Datum | Eine Zeile je Arbeitstag | nein |
| Beginn und Ende | Aus der Spanne entsteht die Dauer | nein |
| Pause | Wird von der Spanne abgezogen | nein |
| Dauer der Arbeitszeit | Das Ergebnis; die Tabelle rechnet es aus | nein |
| Projekt, Tätigkeit, Bemerkung | Für Nachkalkulation und Kundennachweis | ja, wenn Sie danach nicht auswerten |
| Unterschriften | Halten fest, dass beide Seiten dieselbe Zahl gesehen haben | ja, üblich sind sie trotzdem |
Die Pausenzeiten sind der Punkt, an dem selbstgebaute Zettel am häufigsten scheitern: Wer nur Beginn und Ende notiert, weist rechnerisch mehr Arbeitszeit aus, als tatsächlich geleistet wurde. Über einen Monat summiert sich das auf Stunden, die niemand gearbeitet hat – und wer das später bemerkt, kann es nicht mehr auseinanderrechnen.
Die Vorlage richtig ausfüllen
In der Excel-Datei tragen Sie nur vier Dinge ein: Datum, Beginn, Ende und die Pause in Minuten. Wochentag, Arbeitszeit, Dezimalstunden und die Monatssumme entstehen daraus von selbst. Im PDF rechnen Sie die Dauer von Hand.
- Kopf ausfüllen. Betrieb, Name der beschäftigten Person, Monat und Jahr. Ohne diese drei Angaben ist ein Stundenzettel im Zweifel wertlos – ein loses Blatt mit Uhrzeiten beweist nichts.
- Uhrzeiten im Format 08:00 eintragen. Nicht „8 Uhr“ und nicht „8,5“. Excel erkennt nur echte Uhrzeiten als solche; alles andere wird als Text behandelt und lässt jede Formel ins Leere laufen.
- Pause in Minuten. 30, nicht 0:30. Die Vorlage rechnet die Minuten selbst in Stunden um.
- Täglich oder wöchentlich eintragen, nicht monatlich. Was am Monatsende rekonstruiert wird, ist geschätzt, nicht erfasst – und die Schätzung fällt regelmäßig zulasten dessen aus, der sich erinnern soll.
- Am Monatsende gegenzeichnen. Beide Unterschriften halten fest, dass Beschäftigte und Vorgesetzte dieselbe Zahl gesehen haben.
Wie die Tabelle rechnet
Die Excel-Vorlage benutzt drei Formeln. Sie sind bewusst so gebaut, dass sie auch mit Nachtschichten und mit leeren Zeilen umgehen – die beiden Stellen, an denen selbstgebaute Tabellen typischerweise Fehler zeigen.
| Spalte | Formel | Wofür |
|---|---|---|
| Arbeitszeit | =MOD(Ende-Beginn;1)-Pause/1440 |
Dauer, auch über Mitternacht hinweg |
| Dezimalstunden | =Arbeitszeit*24 |
7:45 wird zu 7,75 – die Form für die Lohnabrechnung |
| Summe | =SUMME(Bereich), Format [h]:mm |
Zählt über 24 Stunden hinaus weiter |
Warum das nicht selbstverständlich ist: Ende-Beginn ergibt bei einer Schicht
von 22:00 bis 06:00 einen negativen Wert, und Excel zeigt dann ########.
MOD löst das. Und eine als h:mm formatierte Summenzelle beginnt
nach 24 Stunden wieder bei null – die eckigen Klammern in [h]:mm
verhindern genau das. Beide Fälle und weitere Formeln erklärt der Beitrag
Zeiterfassung in Excel.
Papier oder Datei?
Beides führt zu demselben Blatt. Die Entscheidung fällt nach dem Alltag: danach, ob am Arbeitsplatz ein Rechner steht und ob am Monatsende weitergerechnet wird.
| PDF auf Papier | Excel-Datei | |
|---|---|---|
| Gut, wenn | am Arbeitsplatz kein Rechner steht | am Monatsende weitergerechnet wird |
| Rechnen | von Hand, fehleranfällig | automatisch |
| Zusammenführen | abtippen | kopieren |
| Schwachstelle | Blätter gehen verloren | Datei liegt auf einem Rechner, mehrere Stände |
Einsammeln und durchsehen
Ein Stundenzettel, den niemand ansieht, fällt erst auf, wenn jemand danach fragt – und dann ist die Lücke nicht mehr zu schließen. Was hilft, ist ein fester Termin: der erste Werktag des Monats, an dem die Blätter des Vormonats zusammenkommen.
Durchsehen heißt nicht nachrechnen. Es genügt der Blick auf drei Dinge: Fehlt ein Arbeitstag? Steht überall eine Pause? Ist der Kopf ausgefüllt? Wer das monatlich macht, hat am Jahresende nichts zu rekonstruieren. Abgelegt wird je Person und Jahr – mehr Ordnung braucht es nicht, weniger reicht nicht.
Fünf Fehler, die immer wieder vorkommen
Die häufigsten Mängel an Stundenzetteln sind Nachlässigkeiten, keine schwierigen Fälle – und alle fünf lassen sich in einer Minute abstellen.
- Erst am Monatsende ausgefüllt. Das ist keine Aufzeichnung, sondern eine Erinnerung an vier Wochen – und die ist nachweislich schlecht.
- Pausen weggelassen. Weist mehr Arbeitszeit aus, als geleistet wurde, und lässt sich später nicht mehr auseinanderrechnen.
- Nur die Dauer notiert. „8 Stunden“ sagt nicht, wann sie lagen – damit ist die Zahl nicht überprüfbar, auch nicht für den, der sie notiert hat.
- Kein Name, kein Monat. Ein loses Blatt mit Uhrzeiten gehört zu niemandem.
- Niemand sieht es an. Ohne festen Termin bleiben Lücken stehen, bis sie jemand braucht.
Wann eine Vorlage nicht mehr reicht
Solange eine Person ihre Zeiten für sich festhält, ist eine Vorlage das angemessene Werkzeug. Sie stößt an ihre Grenze, sobald mehrere Menschen dieselbe Datei brauchen: Dann gibt es Stände, Kopien und am Monatsende eine Stunde Zusammenführen.
Ein zweiter Punkt betrifft die Nachvollziehbarkeit. Eine Excel-Datei lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es jemandem auffällt. Für die laufende Erfassung im Betrieb ist das kein Ausschlusskriterium, aber es ist der Grund, warum größere Betriebe davon abkommen. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, steht in Zeiterfassung statt Excel.