Kostenlose Zeiterfassung: was die Gratis-Tools tatsächlich kosten
KI-generiert
Kostenlose Zeiterfassung gibt es tatsächlich – als dauerhaft freien Tarif mit Grenzen, als Testphase, als quelloffene Software zum Selbstbetreiben und als Tabellenkalkulation. Kostenlos heißt aber nie kostenneutral: Bezahlt wird mit einer Nutzergrenze, mit fehlenden Funktionen, mit Daten oder mit der eigenen Zeit.
Vier Formen von „kostenlos“
Der Begriff meint sehr Verschiedenes. Die Unterscheidung lohnt sich, weil daran hängt, was später passiert – und ob überhaupt etwas passiert.
| Form | Was sie bedeutet | Der Haken |
|---|---|---|
| Dauerhaft freier Tarif | bleibt kostenlos, solange Sie unter einer Grenze bleiben | die Grenze – Nutzerzahl, Funktionen, Zeitraum |
| Testphase | voller Funktionsumfang, zeitlich begrenzt | danach zahlt man oder hört auf |
| Quelloffene Software | Lizenz kostenlos, Betrieb in eigener Hand | Server, Updates, Sicherung, Verantwortung |
| Tabellenkalkulation | ohnehin vorhanden, keine Zusatzkosten | Zeitaufwand und fehlende Nachvollziehbarkeit |
Woran Gratis-Anbieter verdienen
Kostenlos ist ein Geschäftsmodell, kein Verzicht auf Einnahmen. Wer versteht, an welcher Stelle die Rechnung entsteht, kann einschätzen, wie lange das Angebot in dieser Form bestehen bleibt.
- Wechsel in einen bezahlten Tarif. Das häufigste Modell: Der freie Tarif deckt den Einstieg, ab einer Grenze wird es kostenpflichtig. Legitim und transparent – solange die Grenze vor dem Start bekannt ist.
- Teil eines größeren Produkts. Die Zeiterfassung ist beigefügt und soll ein Buchhaltungs-, Projekt- oder Personalsystem verkaufen.
- Werbung oder Datenverwertung. Bei Beschäftigtendaten besonders kritisch zu prüfen – hier lohnt der Blick in die Datenschutzerklärung.
- Bezahlter Support. Verbreitet bei quelloffener Software: Die Nutzung ist frei, Hilfe kostet.
- Nebenprojekt ohne Modell. Kommt vor – und ist das Angebot mit der kürzesten durchschnittlichen Lebensdauer.
Die typischen Grenzen
Freie Tarife sind fast immer irgendwo begrenzt. Entscheidend ist, ob die Grenze dort liegt, wo Sie sie im Alltag nicht berühren – oder genau dort, wo es wehtut.
Die üblichen Stellen: eine Höchstzahl an Nutzern, ein eingeschränkter Funktionsumfang (keine Projekte, keine Auswertung über Zeiträume), ein begrenzter Datenexport, eine beschränkte Speicherdauer oder fehlender Support. Am unangenehmsten ist die Grenze beim Export und bei der Speicherdauer, weil sie erst auffällt, wenn Sie die Daten brauchen.
Prüfen Sie deshalb vor dem Start, nicht nach einem Jahr: Kann ich alle Zeiten exportieren? Komme ich an das vorletzte Jahr heran? Und was kostet die Version, in der beides geht?
Excel: kostenlos, aber nicht umsonst
Eine Tabellenkalkulation ist im Betrieb ohnehin vorhanden und verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten. Für eine Person mit festen Zeiten ist sie deshalb eine ehrlich gute Antwort – und rechtlich völlig zulässig.
Der Preis wird an anderer Stelle bezahlt: im Zusammenführen mehrerer Dateien, in korrigierten Formeln und in der Nachvollziehbarkeit, denn eine Tabelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es auffällt. Bei einer Person fällt das nicht ins Gewicht, bei acht schon. Die Formeln, mit denen es sauber funktioniert, stehen in Zeiterfassung in Excel; eine fertige Tabelle gibt es unter Stundenzettel-Vorlage – ebenfalls kostenlos und ohne Anmeldung.
Datenschutz hat keinen Preis-Rabatt
Wie sorgfältig ein Dienst mit Daten umgeht, hängt vom Anbieter ab, nicht vom Preis. Es gibt umsichtig gebaute kostenlose Werkzeuge und nachlässige teure. Die Fragen, die man vorher stellt, sind aber dieselben.
Arbeitszeitdaten sind Daten über die eigenen Leute. Fragen Sie deshalb nach drei Dingen: einem Auftragsverarbeitungsvertrag, dem Serverstandort und einer Auskunft darüber, was nach Vertragsende mit den Daten geschieht. Genau daran scheitern kostenlose Angebote überdurchschnittlich oft – ein Vertrag, den niemand unterschreiben will, ist bei einem unentgeltlichen Dienst schlicht kein Geschäft.
Prüfliste vor dem Start
Sieben Fragen, die sich vor der ersten Erfassung klären lassen – und die hinterher schwer zu klären sind.
- Wo genau verläuft die Grenze des freien Tarifs?
- Was kostet der nächste Tarif, wenn wir sie erreichen?
- Kann ich alle Daten exportieren – auch im freien Tarif?
- Wie weit zurück sind Auswertungen möglich?
- Wo stehen die Server, und gibt es einen AV-Vertrag?
- Was passiert mit den Daten, wenn ich das Konto schließe?
- Gibt es den Anbieter in drei Jahren noch, und woran verdient er?
Wann kostenlos die richtige Wahl ist
Für eine Einzelperson mit überschaubaren Anforderungen ist ein kostenloses Werkzeug regelmäßig ausreichend: eine Person, feste Zeiten, keine Weitergabe an Dritte, kein Team. Wer in dieser Lage Geld ausgibt, kauft Bequemlichkeit, nicht Notwendigkeit.
Die Rechnung verschiebt sich, sobald mehrere Personen erfassen oder Auswertungen regelmäßig exportiert werden. Dann geht es weniger um die Lizenzkosten als um Verlässlichkeit, Export und Datenschutz – und der Aufwand, den ein unpassendes Werkzeug verursacht, übersteigt die Ersparnis schnell.
Zur Einordnung: neunzeit ist nicht kostenlos. Es gibt 30 Tage zum Ausprobieren ohne Zahlungsdaten, danach kostet es 5 € im Monat. Wenn Sie allein arbeiten und ein Gratis-Tool Ihre Anforderungen erfüllt, ist das die vernünftigere Wahl – wir haben kein Interesse daran, Ihnen etwas zu verkaufen, das Sie nicht brauchen.